Gelangensbestätigung

Bereits seit Beginn dieses Jahres ist die Gelangensbestätigung Pflicht, um die Ankunft von Waren in der EU nachzuweisen (-für die Steuerfreiheit). Ein neues Bürokratiemonster ist entstanden, das nicht nur bei Unternehmern für neuen Unmut und mehr Arbeit sorgt. Für viele Handwerker und besonders kleine Betriebe bedeutet die Gelangensbestätigung einen erhöhten Arbeitsbedarf. Diese dient seit dem 01.01.2014 als eine Möglichkeit der Nachweispflicht, dass Lieferungen in die EU auch wirklich am Zielort angekommen sind.

Unternehmer, die Waren in die EU liefern, sind seit Jahresbeginn dazu angehalten, jede Lieferung exakt nachweisen zu müssen. Ist das nicht der Fall, kann das Finanzamt die Steuerfreiheit für die Exporte untersagen. Die Finanzbehörden haben für eine entsprechende Nachweispflicht den Vordruck Gelangensbestätigung veröffentlicht.

Im praktischen soll mit der Gelangensbestätigung sicher gestellt werden, das die steuerfreien Lieferungen in der EU von den Unternehmen auch tatsächlich ankommen. Die Pflichtangaben sind dabei umfangreich und es müssen diverse Voraussetzungen erfüllt sein. Werden die einzelnen Belegpflichten nicht erfüllt, droht der Verlust der Steuerfreiheit. Die Gelangensbestätigung dient damit immer als wichtiger Nachweis. Alle Unternehmen die an Waren aus Deutschland in einen anderen Mitgliedstaat lliefern, müssen auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Vorausgesetzt, der Empfänger ist ein Unternehmer und dieser erwirbt die Waren für seinen Betrieb. Um überhaupt nachweisen zu können, das eine Lieferung tatsächlich in das Ausland erfolgt ist, wird nun die Gelangensbestätigung benötigt. Auf dieser bestätigt der ausländische Unternehmer den Erhalt der Waren. Dabei sind einige Pflichtangaben zu erbringen, die wir nachfolgend einmal näher ausführen.

Gelangensbestätigung – Das ist wichtig

Damit die Gelangensbestätigung auch vom Finanzamt anerkannt wird, ist diese mit Name und Anschrift des Abnehmers sowie Menge und der handelsüblichen Bezeichnung zu versehen. Zusätzlich sind folgende Angaben notwendig: Ort, Monat des Erhalts und Ort sowie Monat der erfolgten Beförderung. Für kleine Betriebe stellt die Gelangensbestätigung damit ein wahres Monster da, das deutlich mehr Zeit beansprucht. Die Gelangensbestätigung kann sowohl in postalischer als auch elektronischer Form vorliegen. Dabei reicht derzeit auch zum Beispiel eine vierteljährliche Sammelbestätigung (übermittelt durch Abnehmer oder Beauftragten) aus. Wird die Gelangensbestätigung per eMail übermittelt, raten Experten dazu, diese direkt zu archivieren. Andernfalls könnte es später bei der Anerkennung durch das Finanzamt Schwierigkeiten geben.

Ware wird persönlich abgeholt
Auch hierbei erhöht sich der Aufwand deutlich. Dabei muss die Ware später dann durch den Empfänger bestätigt werden, also bei Ankunft im Ausland. Sobald der Abholer die Ware an den Ort im Ausland gebracht hat, ist von dort aus die Gelangensbestätigung zu versenden. Alternativen gibt es derzeit dazu nicht.

Alternativen zur Gelangensbestätigung

Auf dem Versandweg werden durch die Finanzbehörden aber auch andere Nachweise anerkannt. Vollständig ausgefüllte und auch lesbare CMR Frachtbriefe mit Unterschriften durch Empfänger und Absender mit Angabe von Monat und Ort der Übergabe könnten die Gelangensbestätigung ersetzen.

Bei einem Kurierdienst genügt derzeit noch das erstellte Transport Protokoll zusammen mit der Auftragsbestätigung. Bei einfachen Postsendungen sind eine Empfangsbescheinigung und ein Zahlungsnachweis ausreichend.

Fazit Gelangensbestätigung

Mit diesem neuen bürokratischen Monster haben vor allem kleinere handwerkliche Unternehmen zu kämpfen, die ihre Leistungen ebenso im Ausland anbieten. Der Aufwand dafür steigt enorm, was zugleich auch die Kosten erhöht. Die meisten klein- und mittelständischen Unternehmen sind auf die Nachweispflicht (trotz Inkrafttreten) aber immer noch nicht ausreichend vorbereitet. Experten bewerten die Gelangensbestätigung oder die alternativen Varianten als skeptisch und sehen darin mehr einen höheren Arbeitsaufwand, als das Finanzbehörden wirkliche Prüfungszwecke daraus entziehen könnten.

Bildquellenangabe: Petra Bork / pixelio.de